Política del Sistema Interno de Denuncias

La Dirección de CONTROLALTSUP expone a continuación su Política del Sistema Interno de Denuncias y tiene atribuida la responsabilidad de aprobar la estrategia y las Políticas Corporativas, así como los programas y sistemas de cumplimiento y control interno.

Es por ello que, con el objetivo de establecer los principios generales a considerar en las actuaciones profesionales de las personas de la organización, así como de nuestros aliados, colaboradores y suministradores, la Dirección de CONTROLALTSUP ha aprobado la Política del Sistema Interno de Denuncias.

Como parte de su enfoque de prevención y gestión de riesgos en términos de ética y cumplimiento y de acuerdo con las leyes y normas aplicables, CONTROLALTSUP ha puesto en marcha el Sistema Interno de Denuncias, (en adelante denominado el Sistema) destinado a permitir la recepción y gestión de denuncias y la protección de las personas que las inician o las han facilitado.

El Sistema ha sido aprobado por la Dirección y se encuentra en vigor desde mayo de 2024, considerando que el uso del Sistema es opcional, por lo cual CONTROLALTSUP no aplicará sanciones, ni adoptará cualquier medida desfavorable, contra cualquier persona que decida no presentar un informe.

La implantación e implementación del Sistema implica que los datos personales sean tratados por el responsable de tratamiento de CONTROLALTSUP. El tratamiento de datos realizado en el marco del Sistema cumple en este sentido con las obligaciones derivadas del Reglamento Europeo de 27 de abril 2016 sobre la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y sobre la libre circulación de dichos datos, RGPD.

A los efectos del presente Sistema, CONTROLALTSUP se refiere, ya sea de forma colectiva o por separado, a todas las funciones y responsabilidades que, directa o indirectamente, controlan, son controladas por o están bajo control común control la Dirección de CONTROLALTSUP.

Este Sistema está abierto:

• A las personas empleadas por CONTROLALTSUP.
• A las personas ocasionales externas a CONTROLALTSUP, por ejemplo, consultores, personas colaboras temporalmente, agentes, asociados y aliados.
• A las personas exempleadas por CONTROLALTSUP, a candidatos a puestos de trabajo en CONTROLALTSUP, personas en prácticas y becarias.
• A las personas de la Dirección, accionistas o socios de CONTROLALTSUP.
• A las personas de las organizaciones suministradoras, co-contratistas y subcontratistas de CONTROLALTSUP.
• A las personas directivas responsables de estas últimas.

A los efectos de este documento, en lo sucesivo, las personas anteriores podrán denominarse «Usted» o el «Denunciante».

Cualquier persona de las incluidas en i. Beneficiarios del Sistema, Puede presentar la información de acuerdo con los procedimientos descritos en el punto 2 Cómo presentar la información de denuncia de irregularidades, a continuación, si dispone del conocimiento, personalmente o a través de un tercero que le haya informado de ello en el curso de su actividad profesional:

• De una situación, comportamiento o actuación contraria a la ética o al cumplimiento legal en CONTROLALTSUP.
• De un delito previsto en el Código Penal.
• De una violación o del intento de ocultar una violación de un compromiso internacional adoptado sobre la base del derecho de la UE, de una ley o de un reglamento.
• De hechos que probablemente ocurran y que, bajo estas condiciones, constituyen o podrían constituir alguna de las situaciones anteriores.

Estos informes deberán presentarse de buena fe y sin interés económico directo.

No podrán ser reportados utilizando este Sistema los hechos, informaciones o documentos cubiertos por obligaciones de confidencialidad y reserva, tales como:

• Aspectos de derechos nacionales relacionados con el deber de secreto para la Defensa.
• Cuestiones relativas al secreto médico.
• Elementos relacionados con la confidencialidad abogado-cliente.

Cuando se enfrente a cualquiera de las situaciones mencionadas en el punto 1 anterior, podrá presentar un informe de la siguiente manera:

La información podrá presentarse mediante el canal digital interno, pudiendo remitirse la información, de forma anónima si se desea, en:

https://garanteprivacy.es/canal-de-denuncias-de-garante-privacy/

A la persona de contacto interna cuyos datos de contacto se facilitan a continuación:

coordinadortecnico@controlaltsup.com

El canal de denuncias telefónicas permite a las personas informar haciendo una llamada telefónica a un número de teléfono asignado, disponible asimismo mediante grabación las 24 horas del día, todos los días del año.

Estas grabaciones al igual que las informaciones del canal de denuncias digitales, son guardadas en un solo alojamiento de forma segura, estando protegidos mediante medidas técnicas y organizativas en base al RGPD.

Teléfono de CONTROLALTSUP: +34 911 090 511.

Las denuncias en persona mediante entrevista, requieren de cita previa, la cual se puede pedir por los medios habituales de CONTROLALTSUP, o bien mediante el formulario de contacto de la web:

https://garanteprivacy.es/canal-de-denuncias-de-garante-privacy/

Esta forma de denunciar le da la oportunidad al responsable con quien se solicita la entrevista, de demostrar a la persona informante que se toman en serio sus preocupaciones.

Toda la información llega a las personas que tienen la responsabilidad para hacerse cargo de atender confidencialmente la alerta sobre las sospechas de irregularidades.

Todas las informaciones y registros para documentar las denuncias realizadas a través del canal de denuncias web y correo o bien en persona, se incluirán en un alojamiento seguro con protección automática de los datos del Sistema de CONTROLALTSUP, para la preservación mediante medidas técnicas y organizativas de los activos de la información, junto con el seguimiento eficaz de los asuntos.

Se deberá guardar la oportuna reserva por los responsables que lleven a cabo el tratamiento de las personas informantes que se hayan identificado, para garantizar el anonimato en este tipo de denuncias y para promover la confianza en CONTROLALTSUP.

Por parte del Responsable del tratamiento, se procederá al envío de la oportuna comunicación a la persona informante en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Esta comunicación se llevará a cabo mediante medios seguros y siguiendo los datos proporcionados en la información facilitada por la persona informante y por el mismo medio preferentemente, salvo que esta información se haya llevado a cabo mediante denuncia anónima.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, sigue los siguientes criterios:

• No podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación.
• Si no se ha remitido un acuse de recibo al informante, a los tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación.
• En casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

CONTROLALTSUP contempla la previsión de mantener la comunicación con la persona informante si es posible y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.

Cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personas de CONTROLALTSUP no responsables de su tratamiento, se respetará la confidencialidad y tratamiento reservado de la información.

Las personas de CONTROLALTSUP se han tomar conciencia en esta materia y ser conocedores de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación de la persona receptora de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del tratamiento, según lo indicado en el apartado Canales de denuncia.

El presente Sistema incluye la exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas. Este principio se respetará durante todo el proceso desde el inicio del tratamiento hasta la conclusión definitiva de las investigaciones y decisión final.

Se respetarán las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el título VI de la Ley 2/2023.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Además de las Políticas señaladas en el presente documento, se incluye expresamente para que sea clara y accesible la siguiente información:

La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., es la autoridad competente para la tramitación, a través del canal externo de las informaciones de la Administración del Estado y también cuando suscriba el oportuno convenio con las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las entidades que integran la Administración y el sector público institucional autonómico o local.

Esta A.A.I., es un ente de derecho público de ámbito estatal, con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada, con plena autonomía e independencia orgánica y funcional respecto del Gobierno.

Esta A.A.I., se relaciona con el Gobierno a través del Ministerio de Justicia, al que está vinculada. Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondiente de cualesquiera acciones y omisiones previstas en la Ley 2/2023.